Overheidsdocumentatie, instandhoudings- en leveringsverplichtingen

De condominiumdocumentatie van de directeur moet zorgvuldig worden bijgehouden en onverwijld aan zijn opvolger worden overgedragen.

Overheidsdocumentatie, instandhoudings- en leveringsverplichtingen

Aanvullende documentatie

documenten

De burgerlijke code bevat de specifieke lijst van sommige logs en de generieke indicatie van anderen papieren die de condominiumbeheerder moet houden: dit is de zogenaamde condominium documentatie.
Laten we beginnen met de registers. Het burgerlijk wetboek (artikel 1130, leden 6 en 7) vermeldt:
a) het register van condominium registratiekantoor;
b) het register van accounting;
c) het register van de verbaal;
d) het register van benoeming en intrekking van de beheerder.
Laten we even kijken wat het is.
L 'condominium registratiekantoor is dat register waarin een reeks gegevens is ingevoegd (referentie van het condominium en zijn vastgoedeenheden) die de beheerder voortdurend moet bijwerken met de loyale (en behoorlijke) deelname van condòmini. Niet meewerken aan het bijhouden van deze registers kan betekenen dat de kosten van het zoeken naar niet-gecommuniceerde informatie in rekening worden gebracht.
de boekhoudkundig register is dat document waarin de beheerder alle bedragen moet noteren die zijn verzameld en betaald tijdens het beheer van de structuur. De annotatie, zegt de kunst. 1130 n. 7 van het Burgerlijk Wetboek, moet plaatsvinden binnen dertig dagen na de uitvoering van de transactie (zowel inkomend als uitgaand); het register, met dezelfde norm, kan ook op elektronische wijze worden bewaard.
de register van de notulen is dat document - waaraan de condominiumverordening is gehecht, waar aangenomen en dus de millesimale tabellen - waarin de notulen van de vergaderingen worden vermeld, waarin ook de mogelijke niet-grondwetten van de vergadering, de beraadslagingen en de korte verklaringen van de assemblee worden vermeld. flatgebouwen die erom hebben gevraagd. In feite is het register van de notulen niets anders dan de reeks notulen van de vergaderingen die in de loop van de tijd worden bijgehouden.

Geadresseerde documenten

de registratie van benoeming en intrekking van de beheerder, die samen met het register van registraties een noviteit is die is geïntroduceerd door de hervorming van het condominium, is dat document waarin de benoemingen en intrekkingen worden genoteerd, inclusief gerechtelijke met vermelding van de details van de bepaling, van de condominiumbeheerders. Dit register is met name nuttig omdat de herroepen bestuurders van de Gerechtelijke Autoriteit niet langer tot directeur van dat gebouw kunnen worden benoemd (zie artikel 1129, dertiende alinea, c.c.).
Let wel: het regelmatige onderhoud van deze registers het is de hoofdtaak van de beheerder. Dit betekent dat als er geen beheerder is, er geen verplichting is om de documentatie te bewaren.
Samen met de registers bestaan een reeks andere documenten: de kunst. 1130 n. 8 c.c. verwijst naar de technisch-administratieve documentatie, de kunst. 1130-bis ai ondersteunende documenten voor uitgaven, etc.
Overweeg voor de eerste van de twee indicaties de documentatie over gemeenschappelijke installaties (verwarming, lift), naar de praktijk voor de renovatie van het gebouw, enz...
Op dezelfde manier voor het geval van de zogenaamde ondersteunende documenten, dat wil zeggen documenten die de gemaakte kosten rechtvaardigen (bijv. facturen elektriciteit, etc.).
Evenzo is de beheerder verplicht om besparen alle documentatie met betrekking tot de huidige rekening van het condominium.
De beheerder die niet voldoet aan de verplichtingen van een goede bewaring van de documentatie van het condominium kan dat wel zijn ingetrokken door de gerechtelijke autoriteit voor ernstige onregelmatigheden in het management. Dit zal zeker gebeuren met betrekking tot het regelmatig bijhouden van registers, terwijl voor andere documenten de beoordeling van tijd tot tijd moet plaatsvinden.

Levering van condominium documentatie

Naast verplicht te zijn besparen dit soort documentatie moet de beheerder ook afleveren. Deze actie heeft een dubbele geadresseerde:
a) a condomino;
b) het nieuwe beheerder.
De wet is duidelijk: de beheerder moet een kopie van de registers en documenten bezorgen bij elk condominium dat erom vraagt. De kosten voor de productie van de kopieën worden aan de aanvragers in rekening gebracht. In vergelijking met de registers is er naast deze verplichting ook het toestaan ​​van hun vrije visie op afspraak (cf. art. 1129, tweede alinea, c.).
De beheerder die de verzoeken van zijn vertegenwoordigers niet kan ontwijken, kan dat wel zijn herroepen ook met gebruikmaking van de gerechtelijke autoriteit.
Evenzo is de beheerder verplicht om leveren aan zijn opvolger alle dingen en documenten met betrekking tot het gebouw, zo spoedig mogelijk en zonder dat dit hem recht geeft op aanvullende schadevergoeding (cf. art. 1129, achtste alinea, c.).
L 'binnenkomende beheerder wanneer de documentatie niet wordt afgeleverd, kan hij voor dit doel in de rechtbank handelen door een dringende procedure (zogenaamde voormalig art. 700 c.p.c.), zonder voorafgaande toestemming van de algemene vergadering (zie de rechtbank van Turijn, 8 juli 2014). Niet leveren kan ook leiden tot vervolging voor verduistering (artikel 646 van het Italiaanse burgerlijk wetboek).
Naast zijn opvolger is de beheerder verplicht om de condominium documenten naar een van de condòmini, waar de intrekking geen nieuwe afspraak volgt omdat deze niet verplicht is.



Video: